Trong lĩnh vực tài chính thương mại, nhiều người còn băn khoăn về khái niệm po là gì? Đơn đặt hàng là gì? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc này cho bạn.
Đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn là những tài liệu mà gần như mọi bộ phận tài chính đều xử lý và xử lý hàng ngày. Vậy chính xác thì PO là gì? Đơn đặt hàng là gì? PO khác với Invoice (hóa đơn trong kinh doanh). Tại sao chúng rất quan trọng trong quy trình tài chính của một doanh nghiệp? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
po là gì? Đơn đặt hàng là gì?
PO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Purchase Order – nghĩa là đơn hàng. Đơn đặt hàng (PO) là một xác nhận chính thức cho một đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu kinh doanh được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng (PO) cũng có thể là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Giải thích về PO là gì? Đơn đặt hàng là gì? Đơn đặt hàng là gì? Khái niệm đặt hàng là gì? (Ảnh: Internet)
Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ và phải bao gồm tất cả các chi tiết của giao dịch kinh doanh, bao gồm giá thương lượng cho mỗi đơn vị và số lượng của mỗi mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết về: kiểu dáng, màu sắc, v.v. Nhiều đơn đặt hàng cũng ghi rõ điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng phải có một số duy nhất để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển.
Đây là một ví dụ về đơn đặt hàng (PO):
Mẫu đơn đặt hàng là gì? – Đơn đặt hàng – Đơn đặt hàng là gì? (Ảnh: Kiểm soát đấu thầu)
Vai trò của PO
Đơn đặt hàng được coi là chứng từ để kiểm tra các vấn đề liên quan đến việc giao đơn hàng đúng hạn và chất lượng của các dịch vụ giao dịch. Ví dụ, sau khi hai bên ký hợp đồng, đơn hàng mua sẽ bao gồm nhiều điều kiện như số lượng, giá cả, điều khoản, thanh toán, v.v.
PO được tạo ra để tìm kiếm các dịch vụ và mặt hàng giúp các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình giao dịch có thể xảy ra rủi ro, sử dụng PO sẽ có những ưu điểm sau:
Nếu người mua từ chối thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ, người bán sẽ được bảo vệ
Giúp quản lý chi tiêu tốt hơn
Giúp người mua truyền đạt mong muốn đến người bán
Ngoài ra, các doanh nghiệp hiện nay thường tin tưởng và sử dụng PO vì:
PO giúp người mua truyền đạt ý định và sự lựa chọn cho người bán
Người bán được bảo vệ nếu người mua không trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ
Giúp quản lý yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng
Giúp hợp lý hóa quy trình mua sắm dựa trên các quy trình tiêu chuẩn
Các tổ chức tài chính có thể cung cấp hỗ trợ tài chính theo PO. Nhiều cơ sở tài chính và thương mại được cung cấp chủ yếu thông qua các đơn đặt hàng thường xuyên được sử dụng bởi các nhà thầu, chẳng hạn như:
tín dụng trước khi thanh toán
gia hạn tín dụng
thương mại uy tín
Gia hạn hạn mức tín dụng cho các hóa đơn cũ
Xác nhận Lệnh Tiện ích
Ứng dụng của PO ngày nay là gì?
PO có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, nhưng đây là một số lĩnh vực phổ biến:
Tìm kiếm hàng hóa tiêu dùng hàng ngày và thị trường chứng khoán (cổ phiếu)
Dịch vụ và Tiện ích Tìm kiếm
Yêu cầu người dùng sử dụng các sản phẩm nhập khẩu (đối với các công ty tư nhân)
Hãy tìm những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và sản xuất trong nước
Tìm các sản phẩm lĩnh vực khác có nguồn gốc tự nhiên và trong nước
Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng
Tại sao các công ty sử dụng PO (Đơn đặt hàng)?
Đến đây chắc bạn đã hiểu PO là gì? Quá đúng? Cho dù là một doanh nghiệp nhỏ hay một tổ chức lớn với đầy đủ bộ phận mua hàng, có nhiều lý do để sử dụng đơn đặt hàng:
Đặt kỳ vọng rõ ràng: Đơn đặt hàng cho phép người mua nói rõ nhu cầu của họ với nhà cung cấp. Chúng có thể được sử dụng bởi cả hai bên nếu đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
Giúp quản lý đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng cung cấp cho các nhóm mua hàng, tài chính và hoạt động tài liệu chính thức về các lô hàng đến hoặc đang chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn.
Giúp lập ngân sách: Khi đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty để chi tiêu một cách khôn ngoan hơn.
Ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, đơn đặt hàng có thể là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Chúng là một phần quan trọng trong lộ trình kiểm toán: kiểm toán viên luôn tìm kiếm những chênh lệch tài chính mà công ty cần sửa chữa. Do đó, việc phát hành, xử lý và ghi sổ lệnh đảm bảo chi tiêu hợp lý, hợp lý của doanh nghiệp, không để kiểm toán viên gian lận được.
Trên đây là lợi ích của người mua, nhưng đơn mua hàng cũng là một chứng từ quan trọng đối với nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn.
PO (Đơn đặt hàng) trong kinh doanh là gì? Tại sao các doanh nghiệp sử dụng PO? (Ảnh: Internet)
Hóa đơn là gì? Đơn hàng mua khác hóa đơn doanh nghiệp như thế nào?
Ở phần trước, chúng ta đã tìm hiểu đơn đặt hàng hay đơn đặt hàng là gì. Trong phần tiếp theo, mời các bạn tham khảo Hóa đơn là gì và nó giống và khác nhau như thế nào so với PO nhé!
Hóa đơn là chứng từ do nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gửi cho người mua. Hóa đơn xác lập nghĩa vụ thanh toán của người mua, dẫn đến các khoản phải thu. Nói một cách đơn giản, hóa đơn là một chứng từ chứng minh sự thỏa thuận giữa người mua và người bán đối với hàng hóa, dịch vụ.
Các phần chung của hóa đơn bao gồm:
Ngày tạo hóa đơn: Nếu doanh nghiệp có điều khoản (thời hạn thanh toán), họ sẽ muốn bao gồm ngày để khách hàng biết khi nào đến hạn thanh toán.
Tên và địa chỉ của các nhà cung cấp và khách hàng. Hóa đơn trong phần mềm kế toán có thể chỉ yêu cầu email của khách hàng, nhưng vẫn phải bao gồm địa chỉ thực và số điện thoại trong trường hợp doanh nghiệp cần gửi thư hoặc tài liệu thực hoặc điều tra khách hàng.
Tên liên hệ cụ thể cho các cá nhân trong cả doanh nghiệp (hoặc doanh nghiệp và cá nhân). Đây là một quy tắc quan hệ khách hàng tốt.
Mô tả về mặt hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua, bao gồm giá cả và số lượng. Các doanh nghiệp thường có các mô tả tiêu chuẩn về mục tiêu và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy cụ thể và chi tiết nhất có thể khi tạo hóa đơn.
Đây là một hóa đơn mẫu:
Hóa đơn là gì? Hóa đơn và Đơn đặt hàng – Sự khác biệt giữa các PO là gì? (Ảnh: Kiểm soát đấu thầu)
Điểm giống nhau giữa Hóa đơn và Đơn đặt hàng (PO) là gì?
Cả hai văn bản đều là hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Điều này có nghĩa là người mua và người bán đã đạt được thỏa thuận và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu là bắt buộc.
Ngoài ra, cả PO (Đơn đặt hàng) và Hóa đơn đều bao gồm chi tiết đơn hàng, thông tin vận chuyển và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, các điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc chiết khấu), lịch thanh toán và tổng số tiền mà nhà cung cấp phải trả. Số PO cũng thường được bao gồm trong hóa đơn để tham khảo.
Sự khác biệt giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là gì?
Đơn đặt hàng được lập bởi người mua khi đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn do người bán lập để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa đã bán.
Đơn đặt hàng được gửi cho người bán và hóa đơn được gửi cho người mua.
Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn đặt hàng và ngày giao hàng, trong khi hóa đơn bao gồm giá đặt hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng và hóa đơn được tạo khi hoàn tất đơn hàng.
Một đơn đặt hàng nêu chi tiết hợp đồng bán hàng, trong khi một hóa đơn xác nhận việc bán hàng.
Tham khảo một số khái niệm khác về PO mà bạn có thể chưa biết:
Ngoài khái niệm về đơn đặt hàng – đơn đặt hàng đã chia sẻ ở các phần trên, trong một số trường hợp, đơn đặt hàng còn có một số ý nghĩa sau:
Bưu chính Viễn thông PO
PO là bưu điện nơi diễn ra các giao dịch như nhận hoặc vận chuyển hàng hóa, thư từ.
Thanh toán qua đường bưu điện
PO hay Payoneer trong lĩnh vực thanh toán là thẻ cho phép người dùng rút tiền từ tài khoản Paypal. Payonee cung cấp dịch vụ ghi nợ, thanh toán, chuyển tiền xuyên biên giới, giao dịch thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến, …
Đơn đặt hàng đang vận chuyển
PO ở đây cũng là một đơn đặt hàng, nhưng nó là một dạng hợp đồng mua bán, và các tính năng chính của nó là
giá trị lớn
Đây là thương vụ đầu tiên, chưa có nhiều thông tin về đối tác
không có niềm tin kinh doanh
Liên quan đến Đấu giá Vận chuyển
Giao dịch chuỗi (liên kết với nhà cung cấp và giao dịch dài hạn)
Tùy từng trường hợp mà PO có những nghĩa khác nhau để hiểu, nhưng PO hay Purchase order thông thường nhất vẫn được hiểu là một đơn đặt hàng.
nhận được kết luận:
Như vậy trên đây là những chia sẻ giúp bạn hiểu po là gì? Đơn đặt hàng là gì? Cũng giống như những điểm giống và khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng, đây là một khâu quan trọng trong quy trình mua bán hàng hóa của một công ty. Hiểu được vai trò của hóa đơn và đơn đặt hàng là quan trọng đối với bất kỳ cá nhân nào mua hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho một tổ chức. Sự khác biệt chính giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là đơn đặt hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để đặt hàng trong khi hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp đến người mua để yêu cầu thanh toán.
